DOF-Vestjyllands bestyrelse prøvede noget nyt i sidste uge. Vi afholdt et virtuelt bestyrelsesmøde med alle 9 medlemmer via ”Google Meet”, og mødet som varede godt 2 timer forløb teknisk ganske fornuftigt
Vigtigste punkt på dagsordenen var DOF-Vestjyllands generalforsamling, som var berammet til den 26. januar, men som på grund af corona restriktionerne, ikke kan afholdes som vanligt og aflyses hermed.
Hele bestyrelsen var enige om at udskyde årets generalforsamling, til det igen er muligt at afholde et fysisk møde og det må forventes, at det tidligst bliver ultimo marts, men retningslinjerne i vore vedtægter vil blive fulgt, således at mødet varsles 4 uger før.
Vi har henvendt os i Fuglenes hus om vores beslutning og har fået svar tilbage, som er udsendt til alle lokalafdelinger:
Varsel om generalforsamlinger i DOFs lokalafdelinger i en tid med corona
I skrivende stund er det usikkert hvornår det atter bliver muligt at forsamles til fysiske møder.
Derfor er DOFs lokalafdelinger udfordret med hensyn til afvikling af ordinære generalforsamlinger, som ifølge vedtægterne skal afholdes hvert år inden udgangen af februar måned.
Der er tale om force majeure og lokalafdelingernes bestyrelser er derfor bemyndiget til at beslutte, om de vil afvikle generalforsamling via e-mail eller om de vil vente med at afvikle generalforsamling til corona-reglerne atter gør det muligt af mødes fysisk. Sidstnævnte vil forventeligt medføre at generalforsamlingen bliver forsinket.
Generalforsamling
Den ene mulighed er at udskyde generalforsamlingen til der atter er åbnet op, det vil vi godt kunne forsvares selvom deadline bliver overskredet – der er trods alt tale om en helt særlig situation.
Den anden mulighed er at vælge brevformen. Det kan foregå ved at deltagerne får en mail med beretning, årsregnskab, handleplan og budget samt en stemmeseddel for valg af medlemmer og suppleanter samt revisor og indkomne forslag, som deltagerne kan besvare. Om I vælger at overskride deadline eller holde en brev-generalforsamling er op til jer. Begge dele er fuldt acceptabelt.
Regnskab 2020
Det er udfordrende at skulle aflægge et generalforsamlingsgodkendt regnskab i disse tider.
Derfor kan en nødløsning være at regnskabet behandles af lokalafdelingens bestyrelse på et virtuelt møde eller via e-mail.
Det vil være en hjælp i forhold til revisionen, hvis I hurtigst muligt indsender regnskabet og materialer og så efterfølgende indsender det generalforsamlingsgodkendte regnskab så snart det er muligt.
Konklusion
DOF-Vestjylland har således valgt at vente med årets Generalforsamlingen til ”bedre tider”, hvilket er så snart det er forsvarligt og myndighederne derfor igen åbner op for større fysiske forsamlinger, hvor beretning og regnskab så formelt kan godkendes, som vi har gjort siden lokalafdelingen blev oprettet. Regnskabet, som er afsluttet, fremvist og diskuteret på bestyrelsesmødet i sidste uge vil blive sendt til Fuglenes hus.
Vi glæder os til det bliver muligt :-)
Bestyrelsen
DOF-Vestjylland
